Звітність в електронному вигляді: варто підготуватися до звітування

Реалії сьогодення зумовлюють розвиток та впровадження у практику електронного документообігу. Адже, як показує практика, електронне звітування – це найбільш зручний та сучасний формат спілкування з контролюючими органами. Основні переваги подання звітності в електронному вигляді – це мінімальна затрата часу на заповнення податкових бланків; подання звітності з будь-якого місця, де є доступ до мережі інтернет; вибір часу для звітування, зручного для вас; гарантія перевірки на наявність арифметичних помилок; підтвердження доставки; подана в електронному вигляді звітність надійно зашифрована, захищена від несанкціонованих переглядів та втручань; також подання звітності в електронному вигляді позбавить ризиків зараження на COVID-19.

Саме про ці й інші актуальні питання документообігу податкових органів з платником розповів начальник Головного управління ДПС у Тернопільській області Михайло Яцина.

– Які переваги подання податкової звітності в електронному вигляді?

– Відповідно до Податкового кодексу України податкова декларація подається за вибором платника податків, якщо інше не передбачено законодавством, в один із таких способів:

а) особисто платником податків або уповноваженою на це особою;

б) надсилається поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;

в) засобами електронного зв’язку в електронній формі.

Враховуючи сучасну епідеміологічну ситуацію в державі, найбільш прийнятний спосіб подання звітності – засобами електронного зв’язку в електронній формі, оскільки не потребує відвідування платником податків податкової інспекції чи відділення поштового зв’язку.

Подання звітності в електронному вигляді надає можливість скоротити час і витрати на подання звітності; мінімізувати помилки при заповненні декларації; при необхідності надати копії документів у додатку до декларації, що важливо, зокрема, при використанні права на податкову знижку; підвищити якість обслуговування платників податків та спростити процедуру подання податкової декларації.

– Що порадите платникам податків, через який сервіс звітувати?

– Особливу увагу необхідно приділити можливості використання платником в електронному звітуванні безкоштовного сервісу «Електронний кабінет», що розташований на офіційному сайті Державної податкової служби України.

На відміну від інших програм для подання електронної звітності сервіс «Електронний кабінет» не потребує інсталяції програмного забезпечення, та забезпечує цілодобову взаємодію платників податків з органами державної податкової служби в режимі реального часу, онлайн.

– Як здійснюється електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом, та в яких випадках він припиняється?

– Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється без укладення відповідного договору.

Платник податків стає суб’єктом електронного документообігу після надсилання до контролюючого органу першого будь-якого електронного документа.

Керівник платника податків визначає, змінює перелік уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації через електронний кабінет від імені платника податків, та визначає їхні повноваження.

При тимчасовій відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис керівника (директора) та печатка (за наявності).

При тимчасовій відсутності (відпустка, лікарняний) директора (керівника) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку: першим – головного бухгалтера; другим – особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»; третім – печатка (за наявності).

– Який режим роботи контролюючих органів щодо приймання податкової звітності та інших документів в електронному вигляді?

– Платник податків стає користувачем електронного кабінету (http://cabinet.tax.gov.ua) та набуває право подавати звітність в електронній формі і вести листування засобами електронного зв'язку в електронній формі після проходження в електронному кабінеті електронної ідентифікації онлайн з використанням кваліфікованого електронного підпису або тих сервісів ідентифікації, використання яких дозволяється методологом електронного кабінету. Єдиною підставою для відмови у проходженні електронної ідентифікації платника податків в електронному кабінеті є недійсність кваліфікованого електронного підпису такого платника податків, у тому числі у зв'язку із закінченням строку дії відповідного сертифіката відкритого ключа.

Електронний кабінет працює постійно (24 години на дату кожного календарного дня), крім часу, необхідного для його технічного обслуговування. Проведення технічного обслуговування електронного кабінету у день, на який припадає граничний строк подання податкових декларацій, та з 8 до 20 години будь-якого іншого календарного дня забороняється. Технічне обслуговування електронного кабінету проводиться у порядку, що визначається методологом електронного кабінету.

– У яких випадках фізичні особи зобов’язані повідомляти контролюючі органи про зміну облікових даних?

– Фізичні особи – платники податків зобов’язані подавати до контролюючих органів відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки фізичної особи – платника податків або Повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку у паспорті), протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання заяви про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків за формою №5ДР або заяви за ф.№5ДРП (для осіб, які відмовились від податкового номера).

Наприклад, при зміні прізвища, ім’я, по батькові, адреси проживання, нумерації будинків, перейменування вулиць, заміни документа, що посвідчує особу, платник податків зобов‘язаний подати до відповідної податкової інспекції заяву про внесення змін за ф. №5ДР або ф. №5ДРП.

Звертаємо увагу, якщо громадяни не повідомляють податкові органи про внесені зміни, у подальшому такі платники податків можуть зіштовхнутися з неможливістю вчасно отримати листи, податкові повідомлення-рішення про сплату податку на нерухоме майно, земельного податку тощо.

– Який порядок подання заяви про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків за формою №5ДР?

– Заява про внесення змін за ф. №5ДР подається особисто фізичною особою або через представника до податкового органу за своєю податковою адресою (місцем проживання), при зміні місця проживання – до податкового органу за новим місцем проживання. Фізичні особи, які тимчасово перебувають за межами населеного пункту проживання, подають зазначені заяви особисто або через представника до будь-якого податкового органу. Для заповнення заяви використовуються дані документа, що посвідчує особу, та інших документів, які підтверджують зміни таких даних.

Якщо в паспорті відсутня інформація про реєстрацію місця проживання/перебування особи або така інформація внесена до безконтактного електронного носія – необхідно пред’явити документ (довідку) про реєстрацію місця проживання/перебування. При цьому, якщо адреса місця проживання відрізняється від адреси реєстрації місця проживання, яка зазначена у документі, що посвідчує особу, то необхідно заповнювати рядок «Адреса фактичного місця проживання» на підставі таких документа, наприклад: довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи; довідки, що підтверджує місцеперебування громадян України, які проживають на тимчасово окупованій території або переселилися з неї, договору оренди майна.

– Чи можна подати заяву про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків за формою №5ДР в електронному вигляді?

– В електронному вигляді заява за ф. №5ДР подається через меню «Електронний кабінет для громадян»/«Заява про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків. Форма 5ДР» приватної частини Електронного кабінету, а також через офіційний вебпортал ДПС, при цьому платник податків самостійно обирає Центр обслуговування платників, де бажає отримати документ, що засвідчує реєстрацію у ДРФО, в електронному вигляді.

Для приєднання до заяви за ф. №5ДР сканованих копій документів, що посвідчують особу та інших документів, які підтверджують зміни облікових даних, платнику необхідно використати закладку «Додатки» та обрати «Документ довільної форми» (формат файлу pdf/jpg із обмеженням розміру не більше 2МБ).

Протягом одного робочого дня після надсилання заяви за ф. №5ДР та сканованих копій документів фізична особа отримує повідомлення про прийняття/неприйняття таких заяв у вкладці «Вхідні документи» меню «Вхідні/вихідні документи».

З рекомендаціями щодо подання заяви за ф.№5ДР через Електронний кабінет фізичні особи можуть ознайомитися на офіційному вебпорталі ДПС у рубриці: «Головна/Фізичним особам/Подання відомостей для реєстрації фізичної особи/внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків через Електронний кабінет».

– Як ми знаємо, зараз триває одноразове (спеціальне) добровільне декларування, так звана податкова амністія. Яким чином проводиться процедура декларування?

– Щодо самої процедури декларування. Хочу наголосити, що для зручності платників податків зазначені декларації подаються декларантом виключно в електронній формі через приватну частину Електронного кабінету платника податків.

Платник податків, який бажає здійснити добровільне декларування, заповнює декларацію в електронному вигляді, підписує її власним електронним цифровим підписом та надсилає до ДПС. Після цього декларація підлягає камеральній перевірці з боку ДПС виключно на логічні та арифметичні помилки. Для цього законодавчо відведено термін – протягом 60 днів.

– І на завершення розкажіть, де можна отримати електронний цифровий підпис?

– Отримати електронний цифровий підпис можна у будь-якому Акредитованому центрі сертифікації ключів.

Наприклад в АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДПС (дана послуга є безкоштовною).

Також в АЦСК ПАТ «КБ «Приватбанк», АЦСК АТ «Ощадбанк» та інші.