Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції під час продажу товарів або надання послуг, а також приймають готівку для виконання платіжних операцій, зобов’язані вести облік товарних запасів і продавати лише ті товари, які відображені в такому обліку. Це передбачено п. 12 ст. 3 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

На початок перевірки суб’єкт господарювання повинен надати контролюючому органу в паперовій або електронній формі документи, що підтверджують облік і походження товарів, які перебувають у місці продажу (господарському об’єкті). Це можуть бути документи інвентаризації, отримання товарів від інших суб’єктів господарювання та внутрішнього переміщення товарів.

Водночас ці вимоги не поширюються на ФОП – платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ, крім тих, хто продає технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і дорогоцінного, органогенного та напівдорогоцінного каміння.

Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 03 вересня 2021 року № 496 (Порядок № 496), визначає правила такого обліку для ФОП, які зобов’язані його вести, а також осіб, що фактично здійснюють продаж товарів, надають послуги та/або проводять розрахункові операції в місці продажу (господарському об’єкті) ФОП.

Облік ведеться за формою, встановленою додатком до Порядку № 496 (Форма обліку), шляхом постійного внесення інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною обліку. ФОП самостійно обирає паперову або електронну форму ведення обліку.

Форма обліку повинна містити дані про підприємця: прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), РНОКПП або серію та номер паспорта чи номер ID-картки – для осіб, які через релігійні переконання відмовилися від РНОКПП, повідомили про це контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті. Також зазначаються податкова адреса ФОП, назва й адреса місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання товарів, у межах якого ведеться облік. У разі ведення обліку в паперовій формі ці дані зазначаються на титульному аркуші.