Відповідно до п. 5 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, затверджених спільним наказом від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, апостиль проставляється за зверненням особи, яка підписала документ, або за заявою фізичної чи юридичної особи, у тому числі через представника.

Згідно зі ст. 237 Цивільного кодексу України, представництво виникає на підставі договору, закону чи інших підстав, визначених цивільним законодавством. Якщо представництво здійснюється на підставі договору, воно оформлюється довіреністю. Довіреність від імені юридичної особи видається її уповноваженим органом або особою відповідно до установчих документів.

Рекомендована форма заяви про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав для юридичної особи (Заява) розміщена на вебпорталі ДПС за посиланням: Головна / Діяльність / Апостиль / Форми Заяв про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав для фізичних та юридичних осіб.

У правому куті Заяви (зокрема у разі подання її представником юридичної особи (далі – представник)) зазначається інформація згідно з відомостями Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, а саме:

повне найменування юридичної особи;

місце реєстрації (фактичного місцезнаходження);

контактний телефон.

У табличній частині Заяви представник зазначає:

у графі «№ з/п» – номер за порядком документа або документів (до однієї Заяви додаються усі документи), на якому (яких) необхідно проставити апостиль;

у графі «Назва, дата видачі та номер документа» – реквізити документа для юридичної особи, який надається для проставлення апостиля та призначений для використання на території інших держав: його назву, дату та номер або дані штрих-коду чи QR-коду розміщеного у нижній частині, якщо такі містяться на документі;

у графі «Суб’єкт господарювання зазначений в документі» – організаційно-правова форма та назва юридичної особи;

у графі «Отримувач документів у т. ч. за довіреністю» – прізвище, ім’я та по батькові (за наявності) представника, який буде отримувачем документа (документів) з проставленим апостилем / обґрунтованої відмови у проставленні апостиля. Якщо представником є інша юридична особа – зазначається назва такої юридичної особи.

У полях Заяви:

«Назва країни, в якій буде (будуть) використовуватися документ(и)» зазначається назва країни, в якій буде (будуть) використовуватись документ (документи) з проставленим апостилем;

«Поштова адреса для надсилання документів з проставленим апостилем або обґрунтованою відмовою засобами поштового зв’язку АТ «Укрпошта»» зазначається поштова адреса (найменування вулиці (проспекту, бульвару, провулку тощо), номер будинку, квартири / офісу, найменування населеного пункту, району, області та поштовий індекс) отримувача документів.

При надсиланні обґрунтованої відмови на зазначену у Заяві поштову адресу повертається документ (документи), який (які) був (були) прийняті Державною податковою службою України для проставлення апостиля;

«Телефонний номер заявника» зазначається контактний телефон представника.

Під текстом Заяви проставляється дата подання з особистим підписом представника, його прізвище, ім’я та по батькові (за наявності).

До Заяви додається оригінал довіреності із зазначенням повноважень представника, яка видається керівником юридичної особи або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, або її посвідчена копія (копія, засвідчується особою, якій відповідно до законодавства надано право посвідчувати довіреності).