Легалізація довідки про податкове резидентство нерезидента: позиція ДПС

Державна податкова служба України, враховуючи численні звернення платників податків щодо легалізації довідок про резидентство нерезидентів, надає роз’яснення. Позицію сформовано на основі консультацій з Міністерством юстиції, Міністерством закордонних справ та узгоджено з Міністерством фінансів.

Законодавчі підстави

Відповідно до статті 103 Податкового кодексу України (ПКУ), нерезидент може скористатися звільненням від оподаткування або пониженою ставкою податку на підставі міжнародного договору про уникнення подвійного оподаткування.

Згідно з п. 103.1 ПКУ, застосування міжнародного договору дозволяє:

·                     звільнити дохід від оподаткування;

·                     зменшити ставку податку;

·                     повернути надмірно сплачений податок.

Для цього нерезидент має надати податковому агенту довідку про своє резидентство (п. 103.2, п. 103.4 ПКУ). Така довідка:

·                     видається уповноваженим органом іноземної держави;

·                     оформлюється згідно із законодавством цієї держави;

·                     має бути легалізована та перекладена відповідно до вимог українського законодавства (п. 103.5 ПКУ).

Відповідно до ст. 3.2 ПКУ, якщо міжнародний договір України містить інші правила, ніж ті, що передбачені Кодексом, діють положення міжнародного договору.

Легалізація довідки

Згідно зі ст. 13 Закону України «Про міжнародне приватне право», офіційні документи іноземних органів визнаються дійсними в Україні лише за умови їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором.

Для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року (далі – Конвенція), легалізація не потрібна. Достатньо проставлення апостиля, передбаченого ст. 4 Конвенції. Це підтвердження справжності підпису, печатки або штампа.

Серед документів, які підлягають апостилю (ст. 1 Конвенції):

·                     судові документи;

·                     адміністративні документи;

·                     нотаріальні акти;

·                     офіційні свідоцтва.

Згідно зі ст. 2-3 Конвенції, документ з апостилем приймається без додаткової легалізації в усіх договірних державах. Також Конвенція дозволяє країнам спрощувати чи скасовувати навіть сам апостиль, якщо це передбачено національним законодавством або двосторонніми домовленостями.

Електронні довідки з апостилем

У 2021 році Спеціальна комісія з питань застосування Гаазької конвенції підтвердила, що електронний апостиль має таку ж силу, як і паперовий. Всі держави-учасниці мають визнавати такі документи.

Нотаріуси України мають право приймати як електронні довідки, так і роздруковані копії електронних документів з апостилем (п. 9 глави 7 Порядку № 296/5). Перевірка здійснюється за відкритими реєстрами, які доступні на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права або через посилання на електронному апостилі.

Після перевірки нотаріус:

·                     роздруковує довідку з апостилем;

·                     засвідчує її як копію «згідно з оригіналом» (із датою, підписом, печаткою);

·                     виконує нотаріальний переклад відповідно до глави 8 розділу II Порядку № 296/5.

Електронні документи в Україні

За ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий. А відповідно до ст. 38 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», електронні довірчі послуги, надані за законодавством інших країн, не можуть визнаватись недійсними лише через іноземне походження.

Практичне застосування

1.                  Якщо країна є учасницею Гаазької конвенції:

o         довідка вважається легалізованою, якщо містить апостиль (паперовий або електронний);

o         довідка має бути перекладена та нотаріально засвідчена.

2.                  Якщо країна не є учасницею Гаазької конвенції:

o         довідка має пройти консульську легалізацію.

Актуальний перелік країн, які використовують апостиль, доступний на сайті Гаазької конференції https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/statustab1e/print/?cid=41 

Більш детально про це йдеться у листі ДПС від 26.06.2025 №16234/7/99-00-21-02-03-07.