Електронні фіскальні документи: як бізнесу дотримуватись вимог Закону № 265

Варто нагадати, що правові засади використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО) та програмних РРО (ПРРО) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг визначено Законом України від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265) та підзаконними нормативними актами.

Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або безготівковій формі (в тому числі з використанням електронних платіжних засобів), зобов’язані:

• Проводити всі розрахунки на повну суму покупки або послуги через зареєстрований РРО або ПРРО у фіскальному режимі, створюючи відповідні розрахункові документи в паперовій або електронній формі.
• Надавати покупцю/клієнту розрахунковий документ встановленої форми – у паперовому вигляді, через QR-код або надсиланням електронного документа на e-mail чи телефон.
• Щоденно створювати фіскальні звітні чеки (крім автоматів з продажу товарів).
• Формувати контрольні стрічки в електронній або паперовій формі й зберігати їх:
  • на РРО – протягом 3 років;
  • на ПРРО (у режимі офлайн) – до моменту передачі відповідних документів на фіскальний сервер.
• Здійснювати програмування підакцизних товарів (алкоголь, тютюн) із зазначенням коду товару, назви, ціни, кількості, а також штрихового коду акцизної марки.

Довідково. Контрольна стрічка – це копії фіскальних документів, створених РРО або ПРРО:

• у паперовому або електронному форматі;
• із збереженням цифрового ланцюга;
• у ПРРО ці стрічки зберігаються в період відсутності зв’язку й передаються до фіскального сервера після його відновлення.

Суб’єкти господарювання зобов’язані:

Передавати електронні копії розрахункових документів і звітів до фіскального сервера ДПС через дротові або бездротові канали зв’язку. Ці дані збираються в Системі обліку даних РРО (СОД РРО) – спеціальній інформаційній системі, яка перевіряє справжність чеків.

Згідно з Порядком, затвердженим наказом Мінфіну № 547 від 14.06.2016, РРО повинен бути включений до Державного реєстру. Застосування РРО має відповідати визначеним правилам (фіскальний режим, реєстрація розрахункових книжок – у разі передбачених випадків). Усі розрахунки проводяться на повну суму товару чи послуги. Підприємство повинно забезпечити збереження контрольних стрічок та передачу даних до СОД РРО згідно з процедурою, визначеною Мінфіном.

Варто знати, що фіскальний касовий чек може бути як паперовим, так і електронним. Він повинен бути створений РРО або ПРРО на момент розрахунку та відповідати формі, затвердженій Положенням № 13 від 21.01.2016.

Вимоги до створення контрольної стрічки та передавання інформації затверджено наказом Мінфіну № 1057 від 08.10.2012. Дані передаються в захищеному вигляді, щоб уникнути їх підміни або модифікації.

Відповідно до Податкового кодексу України під час перевірок суб’єкт господарювання повинен надати всі документи, пов’язані з предметом перевірки, зокрема – контрольні стрічки та фіскальні чеки. Представники ДПС мають право запросити ці документи під час фактичної перевірки.

Дані з контрольних стрічок та електронних чеків, які надходять до СОД РРО, повинні відповідати чекам, що зберігаються на самому пристрої (РРО/ПРРО). Це забезпечує надійний контроль за реальними операціями та достовірність обліку.