Податкову накладну платник ПДВ складає в електронній формі на дату виникнення податкових зобов’язань, засвідчує кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої особи та реєструє в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) у встановлений Податковим кодексом України (ПКУ) строк. Це передбачено п. 201.1 ст. 201 ПКУ. Податкова накладна складається на кожне повне або часткове постачання товарів чи послуг, а також на суму попередньої оплати (авансу).

Якщо після постачання змінюється сума компенсації вартості товарів чи послуг, зокрема через перегляд цін, повернення товарів або послуг чи повернення попередньої оплати, податкові зобов’язання постачальника та податковий кредит отримувача підлягають відповідному коригуванню. Для цього постачальник складає розрахунок коригування до податкової накладної на дату події, що спричинила зміну, та реєструє його в ЄРПН відповідно до п. 192.1 ст. 192 ПКУ. Такий розрахунок не може бути зареєстрований пізніше ніж через 1095 календарних днів із дати складання податкової накладної, до якої його оформлено.

Відповідно до п. 5 Порядку ведення ЄРПН, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 № 1246, податкові накладні та розрахунки коригування приймаються до реєстру за умови дотримання вимог ПКУ, законодавства про електронні документи та електронну ідентифікацію, а також установленого порядку обміну електронними документами з контролюючими органами. Зокрема, передбачено, що платник створює електронні документи у строки та в порядку, визначені законодавством, із заповненням усіх обов’язкових реквізитів і використанням відповідного електронного підпису та печатки за наявності.

Отже, в Електронному кабінеті податкову накладну створюють у періоді виникнення податкових зобов’язань, а розрахунок коригування – у періоді настання події, передбаченої п. 192.1 ст. 192 ПКУ, незалежно від дати направлення цих документів на реєстрацію.