Податкові агенти та платники єдиного внеску зобов’язані подавати до контролюючого органу за основним місцем обліку Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, утриманого з них податку та нарахованого єдиного внеску. ФОП та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, подають Розрахунок за квартал із розбивкою за місяцями, а інші податкові агенти – за місяць. Розрахунок подається лише за період, у якому фізичній особі нараховано відповідні доходи.

Роботодавець під час остаточного розрахунку з працівником, який припиняє трудові відносини, зобов’язаний провести перерахунок нарахованої заробітної плати та наданої податкової соціальної пільги. Якщо за результатами такого перерахунку виникає недоплата, яка перевищує оподатковуваний дохід працівника за останній звітний період, непогашена сума включається до податкового зобов’язання працівника за підсумками звітного року та сплачується ним самостійно.

Якщо працівник після припинення трудових відносин повертає роботодавцю суму надміру виплаченого оподатковуваного доходу, яку вже було відображено в 4ДФ за попередній період, податковий агент показує таке повернення у 4ДФ за період фактичного повернення коштів. У графі 3а зазначається 0,00, у графі 3 сума повернення зазначається зі знаком «–», а графи 4а, 4, 5а та 5 не заповнюються. Такі правила застосовуються як у додатку 4ДФ до Розрахунку юридичної особи, так і у додатку ФІЗ-4ДФ до Розрахунку ФОП/НПД.