Електронний документообіг між платниками податків і контролюючими органами здійснюється відповідно до Податкового кодексу України (ПКУ) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557.

Відповідно до п.п. 48.5.1 п. 48.5 ст. 48 ПКУ податкова декларація має бути підписана керівником платника податків або уповноваженою ним особою, а також особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку та подання звітності. Якщо бухгалтерський облік і подання декларації здійснює безпосередньо керівник, декларацію підписує лише він.

Справжність податкової звітності підтверджується власноручним підписом на паперовому документі або кваліфікованим чи удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог законодавства про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги.

Керівник платника податків самостійно визначає перелік осіб, які мають право підписувати, подавати та отримувати електронні документи через Електронний кабінет, а також встановлює обсяг їхніх повноважень. Підприємство може організувати ведення бухгалтерського обліку самостійно або доручити його суб'єкту господарювання чи самозайнятій особі, які провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиту, відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Для надання іншій особі права підпису електронних документів керівник або самозайнята особа повинні повідомити про це контролюючий орган, у якому перебувають на обліку. Для цього подається Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису в електронній формі (додаток 1 до Порядку). У Повідомленні зазначаються відомості про всіх підписувачів, яким надається право підпису електронних документів.

Електронні документи створюються у строки, визначені законодавством, із зазначенням усіх обов'язкових реквізитів та підписуються кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом. Після підписання документ шифрується та надсилається до контролюючого органу засобами електронного зв'язку. Після надходження документа проводиться автоматизована перевірка, під час якої, зокрема, перевіряється право підпису особи, яка його підписала.

Отже, щоб надати іншій особі право підписувати електронні документи від імені платника податків, необхідно подати до контролюючого органу Повідомлення за формою J13911хх.