Податкову декларацію юридична особа може подати як у паперовій, так і в електронній формі. Таке право передбачене пунктом 49.3 статті 49 Податкового кодексу України (ПКУ).

Подати декларацію можна:

- особисто керівником або уповноваженою особою;

- в електронній формі засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що відповідає вимогам законодавства про електронні довірчі послуги.

Податкова декларація повинна бути складена за чинною на дату подання формою та містити всі обов'язкові реквізити, визначені статтею 48 ПКУ, зокрема підписи осіб, які мають право її підписувати.

За загальним правилом декларацію підписують:

- керівник юридичної особи або уповноважена ним особа;

- головний бухгалтер або інша особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку.

Якщо бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник, декларацію підписує лише він.

Під час подання декларації в паперовій формі справжність документа підтверджується власноручним підписом уповноваженої особи. Для електронної звітності використовується кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

Відомості про керівника юридичної особи та інших осіб, які можуть діяти від її імені, ДПС отримує з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань у порядку інформаційної взаємодії між державними реєстрами.

Водночас ПКУ дозволяє платнику податків діяти через представника. Представником може бути особа, яка має відповідні повноваження на підставі закону або довіреності.

Якщо право підпису податкової декларації надається іншій особі, порядок його оформлення залежить від способу подання звітності:

·                     для паперової декларації – керівник юридичної особи (або інша уповноважена установчими документами особа) видає довіреність;

·                     для електронної декларації – керівник надсилає до контролюючого органу Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису за формою J1391105, відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557.