Розрахунковий документ – це документ встановленої форми (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція тощо), який підтверджує факт оплати товарів, послуг або інших розрахункових операцій (Закон України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (Закон № 265)).

Такий документ може бути створений у паперовій або електронній формі РРО/ПРРО чи заповнений вручну у випадках, передбачених законодавством. Вимоги до форми та обов’язкових реквізитів розрахункових документів визначені Положенням, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 № 13.

Працівники, які отримали кошти під звіт або на відрядження, зобов’язані подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів разом із підтвердними документами та повернути невикористані кошти у встановлені строки. Форма такого Звіту затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841. Відповідно до Інструкції про службові відрядження, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (Інструкція № 59), підтвердними документами є розрахункові документи відповідно до Закону № 265, а також інші документи, передбачені Податковим кодексом України та Інструкцією № 59.

Підтвердні документи можуть подаватися як у паперовій, так і в електронній формі. Якщо під час відрядження працівник користувався платіжною карткою, витрати можуть підтверджуватися банківською випискою або інформацією з рахунка в паперовій чи електронній формі. Електронний документ, відображений на папері та оформлений відповідно до законодавства про електронні документи та електронні довірчі послуги, вважається оригіналом підтвердного документа. Якщо розрахунковий документ можна перевірити за реквізитами або його дані зберігаються на сервері ДПС, підзвітна особа може подати його візуалізовану версію разом зі Звітом. Водночас копії розрахункових документів до Звіту подавати не дозволяється.