Податкові агенти та платники єдиного внеску зобов’язані подавати до податкового органу за основним місцем обліку податковий розрахунок щодо доходів, нарахованих або виплачених фізичним особам, а також утриманих податків і нарахованого єдиного внеску. При цьому фізичні особи – підприємці та особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність, подають такий розрахунок щокварталу (з розбивкою по місяцях), а інші податкові агенти – щомісяця.

Розрахунок подається лише у випадку, якщо протягом звітного періоду фізичним особам фактично нараховувалися або виплачувалися доходи.

Форма цього розрахунку та порядок його заповнення затверджені наказом Міністерства фінансів України № 4. У додатку 4ДФ до розрахунку відображаються персоніфіковані дані про доходи фізичних осіб і утримані податки. Зокрема, передбачено заповнення графи 8 «Дата звільнення з роботи», де зазначається дата звільнення працівника (день, місяць і рік).

Ця графа заповнюється лише щодо тих працівників, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, де отримували заробітну плату, або були звільнені раніше, але отримували доходи у звітному періоді. Якщо працівник протягом звітного періоду не змінював місце роботи, графа 8 не заповнюється.

У випадку, коли працівника протягом одного звітного періоду кілька разів приймали на роботу і звільняли, інформація про нього відображається стільки разів, скільки було таких подій.

Якщо у звітному періоді працівника звільнили, але йому не нараховувався і не виплачувався дохід, то інформація про такого працівника у додатку 4ДФ взагалі не зазначається, і відповідно графа 8 «Дата звільнення з роботи» не заповнюється.