Порядок подання фізичними особами Декларації про майновий стан і доходи визначений ст. 179 Податкового кодексу України (ПКУ). Згідно з п. 179.1 ПКУ платник податку зобов’язаний подавати таку декларацію у випадках, передбачених законодавством.
Особливі вимоги встановлені для резидентів, які виїжджають за кордон на постійне місце проживання. Вони повинні подати декларацію не пізніше ніж за 60 календарних днів до виїзду (п. 179.3 ПКУ). Після отримання декларації контролюючий орган протягом 30 календарних днів перевіряє правильність визначення податкових зобов’язань, факт їх сплати та видає довідку про сплату або відсутність заборгованості. Така довідка подається митним органам і є підставою для проведення митних процедур.
За зверненням платника податків контролюючий орган видає довідку за формою, затвердженою наказом Мінфіну № 568 (п. 179.12 ПКУ). Вона надається безоплатно на підставі поданої декларації та заяви.
Заява разом із декларацією подається до контролюючого органу за місцем податкового обліку, а для внутрішньо переміщених осіб – до будь-якого контролюючого органу. У заяві обов’язково зазначається норма ПКУ, що передбачає видачу довідки, а також установа, куди її буде подано. Подати заяву можна і в електронній формі через Електронний кабінет, зокрема через меню «Листування з ДПС».
Строки видачі довідки різняться: до 10 календарних днів – за загальним правилом, і до 30 календарних днів – для осіб, які виїжджають на постійне проживання за кордон, після подання декларації та сплати податків. Довідка надається у паперовій або електронній формі та для таких осіб є дійсною протягом 60 календарних днів.
Довідка видається лише за відсутності заборгованості з податку на доходи фізичних осіб, військового збору та інших невиконаних податкових зобов’язань. При їх наявності, неподання звітності або недостовірних даних контролюючий орган надає вмотивовану відмову.
Декларація подається за поточний рік і, за потреби, за попередні звітні періоди, якщо обов’язок подання не був виконаний. Після її перевірки контролюючий орган визначає податкові зобов’язання та надсилає податкове повідомлення. Платник зобов’язаний сплатити визначені суми, включаючи штрафи і пеню (за наявності).
Довідка підписується керівником контролюючого органу та скріплюється печаткою. Вона містить основні дані про платника, суми отриманих доходів (у тому числі іноземних), загальний річний дохід, а також суму податкових зобов’язань. Для осіб, які виїжджають за кордон, у довідці також зазначається інформація про відсутність невиконаних податкових зобов’язань.