Електронний та паперовий облік волонтерів ведеться через спеціальний Реєстр, який формує та оприлюднює податкова служба. Це передбачено п. 2 прим. 1 розд. VII Закону України від 05 липня 2012 року № 5073-VI «Про благодійну діяльність та благодійні організації» реєстр волонтерів антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії російської федерації» (Реєстр). Порядок ведення такого Реєстру визначено наказом Мінфіну від 30.10.2014 № 1089.
Щоб припинити діяльність як волонтер і бути виключеним із Реєстру, необхідно подати заяву за формою № 3-РВ. Це можна зробити як у паперовому вигляді, так і електронно – через Електронний кабінет або портал «Дія». У заяві обов’язково зазначається дата припинення волонтерської діяльності, яка не може бути пізнішою за дату подання заяви.
Після отримання заяви податкова служба виключає особу з Реєстру протягом одного робочого дня. Рішення оформлюється за формою № 5-РВ, у ньому зазначаються дані волонтера, причина виключення та дата припинення діяльності. Це рішення надсилається заявнику та також відображається в Електронному кабінеті відповідно до ст. 42 Податкового кодексу України.
Датою виключення вважається дата внесення відповідного запису до Реєстру. Якщо у заяві не вказано дату припинення діяльності, такою датою вважається день подання заяви.
Важливо, що виключення з Реєстру не позбавляє права повторно до нього включитися в майбутньому.