Зберігання електронних документів: що потрібно знати платнику податків
Головне управління ДПС у Тернопільській області, опубліковано 16 вересня 2025 о 11:10 Розділ: Новини

Правила обігу та зберігання електронних документів в Україні встановлює Закон України № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».

Хто є учасниками електронного документообігу?

Це автор, підписувач, той, хто створює електронну печатку, адресат і посередник. Вони мають права та обов’язки згідно з законом або договором.

Як потрібно зберігати електронні документи?

На електронних носіях у такій формі, щоб можна було перевірити їхню цілісність.
Строк зберігання має бути не меншим, ніж для паперових аналогів.
Якщо електронний носій не може забезпечити зберігання на такий строк, документи потрібно дублювати на інші носії або копіювати. Якщо це неможливо – зберігати паперову копію.

Обов’язкові вимоги до зберігання:

Документи мають бути доступні для подальшого використання.
Має бути можливість відновити документ у первісному форматі.
Повинна зберігатись інформація про походження, призначення, дату та час надсилання/отримання документа.

Що стосується електронного підпису:

Зберігати документи з електронними підписами та печатками можна з використанням спеціальних довірчих послуг, відповідно до Закону № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Архівування електронних документів відбувається згідно з порядком, визначеним законодавством.

Вимоги Податкового кодексу України (ПКУ) до зберігання документів

Платник податків зобов’язаний:

Вести облік доходів, витрат та інших показників на основі первинних документів (п. 44.1 ПКУ).
Зберігати документи, пов’язані з податковими зобов’язаннями (п.п. 16.1.12 п. 16.1 ПКУ).

Строки зберігання документів (п. 44.3 ПКУ):

2555 днів – документи з питань трансфертного ціноутворення, КІК та ін. (п.п. 44.3.1).
1825 днів – первинні документи платників податку на прибуток та юросіб-спрощенців (п.п. 44.3.2).
1095 днів – інші документи, не згадані вище (п.п. 44.3.3).
1095 днів – документи, пов’язані з іншим законодавством під контролем ДПС (п.п. 44.3.4).

Строки відлічуються:

Від дати подання звітності або граничного строку її подання.
Для дозвільних документів – з дати закінчення їх дії.

Особливості у випадках:

Ліквідації платника податків: документи передаються до архіву (не менше 1825/2555 днів).
Оскарження, перевірка, суд: документи зберігаються до завершення відповідних процедур.
Виявлення фактів неправомірної вигоди службовим особам іноземних держав: документи зберігаються ще +1095 днів.

Інші особливості та нововведення:

Наказ Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 визначає строки зберігання типових документів.
Закон України від 16 липня 1999 року №996-XIV покладає відповідальність за збереження документів щонайменше 3 роки на керівника або власника підприємства.

Щодо звітності в електронному вигляді:

Платники податків зобов’язані зберігати:

Електронні первинні документи, пов’язані з податками і зборами (крім ЄСВ).
Архів звітних файлів, поданих у ДПС.

Ці документи мають зберігатися у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність, протягом строків, визначених у п. 44.3 ПКУ.

У період карантину та воєнного стану:

п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: під час дії карантину зупиняється перебіг строків давності.
п. 73 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: документи, пов’язані з п. 141.4 ПКУ, зберігаються не менше 2555 днів.
п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ: на час воєнного стану строки давності призупиняються, а строки зберігання документів продовжуються.

Якщо ДПС не проводила перевірку:

Після початку перевірки платник зобов’язаний надати всі документи, що стосуються предмета перевірки (п. 85.2 ПКУ).

Отож, платники податків повинні зберігати електронні форми документів, пов’язаних з податками, у форматі, що забезпечує перевірку їхньої цілісності, протягом строків, встановлених законодавством. Якщо перевірка ДПС не проводилась понад 1095, 1825 або 2555 днів, документи мають зберігатись з урахуванням положень статті 102 ПКУ та перехідних положень.

З цим та іншими роз’ясненнями можна ознайомитись в Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (ЗІР) за покликанням https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43443.