Чи повинна ФОП або ФО, яка здійснює незалежну професійну діяльність, зберігати первинні документи понад 1095 чи 1825 днів, якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась

Головне управління ДПС у Тернопільській області, опубліковано 09 січня 2025 о 09:36 Розділ: Новини

Відповідно до абзацу першого п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Абзацом першим п. 85.2 ст. 85 ПКУ визначено, що платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Платник податків зобов’язаний забезпечувати збереження документів, пов’язаних з виконанням податкового обов’язку, протягом строків, установлених ПКУ (п.п. 16.1.12 п. 16.1 ст. 16 ПКУ).

Згідно з п. 44.3 ст. 44 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст.ст. 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39 прим. 2 «Контрольовані іноземні компанії», п. 141.4 ст. 141 ПКУ (п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 ПКУ);

1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, п.п. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п.п. 44.3.1 п. 44.3 ст. 44 ПКУ (п.п. 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 ПКУ);

1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 п. 44.3 ст. 44 ПКУ (п.п. 44.3.3 п. 44.3 ст. 44 ПКУ);

1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абзац перший п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 ПКУ).

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ст. 44 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (абзац другий п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 ПКУ).

При ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст.ст. 39 «Трансфертне ціноутворення» і 39 прим. 2 «Контрольовані іноземні компанії», п. 141.4 ст. 141 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву (абзац третій п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 ПКУ).

Пунктом 141.4 ст. 141 ПКУ визначено особливості оподаткування нерезидентів податком на прибуток підприємств.

Платниками податку на прибуток підприємств – резидентами є, зокрема, фізичні особи – підприємці, у тому числі такі, що обрали спрощену систему оподаткування, та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність, щодо виплачених нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ст. 141 ПКУ (п.п. 133.1.4 п. 133.1 ст. 133 ПКУ).

Передбачені п. 44.3 ст. 44 ПКУ строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 ПКУ (абзац четвертий п.п. 44.3.4 п. 44.3 ст. 44 ПКУ).

Слід зазначити, що п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ встановлено, що тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України справляння податків і зборів здійснюється з урахуванням особливостей, визначених у п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ.

Для контролюючого органу та платників податків зупиняється відлік строку давності щодо документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться згідно з підпунктами 69.2 прим. 2, 69.35 прим. 1 та 69.35 прим. 2 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ (п.п. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ).

Враховуючи те, що платникам податків після початку перевірки необхідно надати у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки, то фізична особа – підприємець або фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність, повинна зберігати первинні документи понад визначений п. 44.3 ст. 44 ПКУ строк (1825 днів – для первинних документів у разі виплати нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ст. 141 ПКУ, 1095 днів – для інших первинних документів), якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась (у т. ч. більше 5 років).