Облік доходів і зберігання документів: важливі правила для платників єдиного податку

Головне управління ДПС у Тернопільській області, опубліковано 10 листопада 2026 о 09:04 Розділ: Новини

Фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку першої та другої груп, а також третьої групи, які не є платниками ПДВ, ведуть облік отриманих доходів у довільній формі, відображаючи їх щомісяця. При цьому ФОП третьої групи окремо обліковують доходи та витрати від виробництва і реалізації власної сільськогосподарської продукції. Облік можна вести в паперовій та/або електронній формі, зокрема через Електронний кабінет. Такі вимоги передбачені п. 296.1 ст. 296 Податкового кодексу України (ПКУ).

Водночас спрощена форма обліку не звільняє підприємців від обов’язку мати первинні документи. Відповідно до п. 44.1 ст. 44 ПКУ, облік доходів, витрат та інших показників, необхідних для визначення об’єктів оподаткування і податкових зобов’язань, здійснюється на підставі первинних документів та інших документів, передбачених законодавством. Формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених відповідними документами, заборонено.

Підприємці зобов’язані зберігати документи та інформацію протягом установлених строків, але не менше:

·                     2555 днів – документів та інформації, необхідних для податкового контролю відповідно до ст. 39, 39² та п. 141.4 ст. 141 ПКУ;

·                     1825 днів – первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, зокрема складених ФОП, у тому числі платниками єдиного податку. Цей строк стосується також документів щодо виплачених нерезидентам доходів із джерелом походження з України, які оподатковуються відповідно до п. 141.4 ст. 141 ПКУ, якщо для них не встановлено триваліший строк;

·                     1095 днів – інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ;

·                     1095 днів – документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого здійснюють контролюючі органи, зокрема дозвільних документів.

Строки зберігання обчислюються з дня подання відповідної податкової або іншої звітності, для складення якої використовувалися документи. Якщо звітність не подана – з граничного строку її подання. Для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, відлік починається з дня здійснення господарської операції, а для дозвільних документів – із дня завершення строку їх дії.

При ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за останні не менш як 1825 днів діяльності передаються до архіву в установленому законодавством порядку. Якщо перебіг строків давності зупиняється у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 ПКУ, строки зберігання документів також продовжуються на відповідний період.

Варто враховувати й особливості зупинення строків давності. Зокрема, п. 52² підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ передбачав їх зупинення з 18 березня 2020 року до останнього календарного дня місяця, в якому завершилася дія карантину, встановленого через COVID-19. Крім того, відповідно до п.п. 69.9 п. 69 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, тимчасове зупинення строків, визначених податковим та іншим законодавством, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, діяло до 1 серпня 2023 року, крім установлених цим підпунктом винятків.

За незабезпечення зберігання первинних документів у встановлені строки до ФОП – платників єдиного податку першої та другої груп, а також третьої групи, які не є платниками ПДВ, застосовується штраф:

·                     1020 грн – за перше порушення;

·                     2040 грн – за повторне протягом року порушення, якщо за таке саме порушення штраф застосовувався.

Водночас штрафи не застосовуються до фізичних осіб – підприємців – платників єдиного податку першої і другої груп та платників єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг.

Окремі правила передбачені п.п. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ. Вони стосуються платників податків та податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях України та не мають можливості пред’явити первинні документи, на підставі яких ведеться облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування і податкових зобов’язань. Для таких платників, як виняток із загальних вимог ст. 44 ПКУ, застосовуються спеціальні правила підтвердження показників податкової звітності.