Витрати ФОП: які документи підтвердять оплату іншій фізособі

Головне управління ДПС у Тернопільській області, опубліковано 18 вересня 2026 о 11:02 Розділ: Новини

Для ФОП на загальній системі оподаткування об’єктом оподаткування є чистий оподатковуваний дохід – різниця між загальним оподатковуваним доходом та документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю.

Тому витрати ФОП мають бути підтверджені первинними документами. Облік доходів і витрат можна вести у паперовій та/або електронній формі, зокрема через Електронний кабінет. Окремо ведеться облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції, а також окремо – від роздрібної торгівлі пальним, алкогольними напоями та/або тютюновими виробами, якщо така торгівля здійснюється за адресою місця роздрібної торгівлі пальним.

Типову форму обліку доходів і витрат та Порядок її ведення затверджено наказом Мінфіну від 13.05.2021 № 261.

Документами, що можуть підтверджувати витрати, зокрема, є платіжні доручення, прибуткові касові ордери, квитанції, фіскальні чеки, акти закупки, акти виконаних робіт або наданих послуг та інші первинні документи, які підтверджують факт оплати товарів, робіт чи послуг. Первинний документ може бути паперовим або електронним і має містити відомості про господарську операцію.

Особливість виникає, коли ФОП купує товари, роботи чи послуги у звичайної фізичної особи, яка не зареєстрована як самозайнята особа, та розраховується з нею готівкою. У такому разі ФОП виступає податковим агентом і під час виплати оподатковуваного доходу зобов’язаний утримати та сплатити до бюджету ПДФО і військовий збір за відповідними ставками.

Щоб підтвердити понесені витрати, ФОП має документи, які підтверджують саму операцію та сплату податків. Зокрема, це договір і акт закупки, виконаних робіт або наданих послуг, складені між ФОП та фізичною особою, а також платіжні документи про утримання і перерахування до бюджету ПДФО та військового збору.

Інформація про виплачений фізичній особі дохід та утримані з нього податки відображається ФОП у Податковому розрахунку. Тому відомості з поданого Розрахунку разом із зазначеними документами можуть підтверджувати понесені ФОП витрати.

Податковий розрахунок подається лише тоді, коли протягом звітного періоду ФОП як податковий агент нарахував або виплатив фізичній особі відповідний дохід.