Втратили документи: що робити платнику податків?

Головне управління ДПС у Тернопільській області, опубліковано 06 липня 2026 о 10:38 Розділ: Новини

Податковий кодекс України (ПКУ) визначає порядок дій платників податків у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів.

Якщо сталася така подія, платник податків зобов'язаний протягом п'яти днів письмово повідомити про це контролюючий орган за місцем обліку (а у відповідних випадках – також митний орган), додавши документи, що підтверджують факт втрати, пошкодження або знищення.

Втрачені документи необхідно відновити протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Якщо повідомлення подано вчасно, а перевірку неможливо провести через відсутність документів, строки її проведення (крім випадків, визначених ст. 200 ПКУ) переносяться до дати відновлення документів, але не більше ніж на 120 днів.

Якщо платник не відновить документи або після їх відновлення вони будуть повторно втрачені, пошкоджені чи знищені, вважається, що такі документи були відсутні на момент складання податкової звітності або виконання вимог законодавства.

Для платників податків, які здійснювали діяльність на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях і не можуть надати первинні документи, ПКУ передбачено спеціальні правила.

У такому разі до контролюючого органу подається повідомлення у довільній формі, підписане керівником та головним бухгалтером (за наявності), із зазначенням:

·                     причин втрати документів або неможливості їх вивезення;

·                     податкових (звітних) періодів;

·                     загального переліку первинних документів (за можливості – із зазначенням їх реквізитів).

Після подання такого повідомлення запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у ньому податкових періодів. Якщо згодом стане відомо про втрату документів, які неможливо було вивезти, платник повинен окремо повідомити про це контролюючий орган.

Платники, які подали повідомлення відповідно до п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, не підлягають перевіркам щодо зазначених у повідомленні податкових періодів, у тому числі після припинення або скасування воєнного стану. Якщо контролюючий орган відмовляє у застосуванні цих норм, він зобов'язаний протягом одного місяця надати вмотивоване рішення, яке може бути оскаржене в адміністративному або судовому порядку.

У разі встановлення фактів крадіжки, нестачі, псування або знищення майна підприємство повинно провести інвентаризацію відповідно до Положення, затвердженого наказом Міністерства фінансів України № 879.

Для підприємств, що перебувають або перебували на територіях бойових дій чи тимчасової окупації, інвентаризація проводиться за умови безпечного доступу до активів і документів. Після усунення таких перешкод її необхідно провести станом на перше число місяця, що настає після відновлення доступу, а результати відобразити у бухгалтерському обліку.