Підтвердження витрат у відрядженні: головні правила для працівника

Головне управління ДПС у Тернопільській області, опубліковано 26 червня 2026 о 10:32 Розділ: Новини

Працівник, який отримав кошти на відрядження або під звіт, зобов’язаний подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів разом із документами, що підтверджують понесені витрати, а також повернути невикористаний залишок коштів у встановлені законодавством строки.

Підтвердними документами можуть бути касові чеки, товарні чеки, розрахункові квитанції та інші документи, створені РРО, ПРРО або оформлені відповідно до вимог законодавства у паперовому чи електронному вигляді. Для відряджень в Україні вони повинні відповідати вимогам Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», Податкового кодексу України та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59. Для закордонних відряджень документи оформлюються відповідно до законодавства країни перебування.

Якщо під час відрядження працівник оплачував витрати платіжною карткою, їх підтвердженням можуть бути банківська виписка або інформація з рахунку, що містить передбачені законом дані про проведену операцію.

Електронний документ, відображений у візуальній формі та оформлений відповідно до законодавства про електронні документи й електронні довірчі послуги, є належним підтвердним документом.

Якщо розрахунковий документ можна перевірити за його реквізитами або інформація про нього зберігається на серверах ДПС, підзвітна особа має право подати до Звіту його візуалізовану версію. Такий документ вважається оригіналом, а не копією.

Водночас візуалізований електронний розрахунковий документ, створений відповідно до законодавства та засвідчений кваліфікованим електронним підписом, також не є копією.

При цьому подавати до авансового звіту звичайні копії розрахункових документів підзвітна особа не має права.