Первинні документи ФОП: обов’язкові реквізити для підтвердження витрат

Головне управління ДПС у Тернопільській області, опубліковано 21 травня 2026 о 11:12 Розділ: Новини

Варто знати, що об’єктом оподаткування для ФОП на загальній системі оподаткування є чистий оподатковуваний дохід (177.2 ст. 177 Податкового кодексу України (ПКУ)). Це різниця між отриманим доходом (у грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю.

Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів, бухгалтерських регістрів, фінансової звітності та інших документів, передбачених законодавством (п. 44.1 ст. 44 ПКУ).

Відповідно до ст. 9 Закону України № 996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні документи можуть бути складені у паперовій або електронній формі. Вони повинні містити обов’язкові реквізити, зокрема: назву документа; дату складання; назву суб’єкта господарювання; зміст і обсяг господарської операції; одиницю виміру операції; посади та прізвища відповідальних осіб; підпис або інші дані для ідентифікації особи, яка брала участь в операції.

Якщо первинний документ містить інформацію про дату або період надання послуг, виконання робіт чи оренди, то відсутність підпису або окремих реквізитів з боку замовника чи орендаря не вважається порушенням, якщо:

– це передбачено письмовим договором;

– операції відображені у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення.

Водночас така норма не застосовується до операцій, що здійснюються:

– за рахунок публічних коштів;

– за договорами оренди державного чи комунального майна;

– за договорами будівельного підряду та проектно-вишукувальних робіт;

– за договорами пожертви, благодійної або гуманітарної допомоги.

Первинні документи можуть містити і додаткові реквізити, наприклад номер документа, підставу для проведення операції, печатку, код ЄДРПОУ чи дані документа, що посвідчує особу.

Електронні первинні документи, створені автоматично в інформаційних системах, використовуються у бухгалтерському обліку за наявності електронного підпису або печатки відповідно до законодавства про електронний документообіг.

Первинні документи можуть оформлюватися як на типових бланках, так і на самостійно виготовлених формах, якщо вони містять усі обов’язкові реквізити. Крім того, усі вільні рядки у первинних документах повинні бути обов’язково прокреслені.