Документи, передбачені Порядком обліку платників податків і зборів, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588 (Порядок № 1588), зокрема заява за ф. № 1-ОПП (для юридичних осіб та їх відокремлених підрозділів), заява за ф. № 1-ОПН (для реєстрації постійного представництва нерезидента як платника податку на прибуток) та заява за ф. № 5-ОПП (для осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність), подаються до контролюючих органів платниками, які мають особливості державної реєстрації та не включаються до ЄДР, а також у разі зміни особи, відповідальної за бухгалтерський чи податковий облік.
Такі документи можна подати особисто, через уповноважену особу (за умови підтвердження її повноважень оригіналом або нотаріально засвідченою копією відповідного документа) або надіслати поштою. Водночас відповідно до п. 4.10 розд. IV та абзацу дев’ятого п.п. 1 п. 6.7 розд. VI Порядку № 1588, якщо документи подаються поштою, копії доданих документів мають бути засвідчені нотаріально або органом, який їх видав чи реєстрував, здійснював реєстрацію незалежної професійної діяльності або акредитацію (реєстрацію, легалізацію) платника податків.
У разі подання заяв у паперовій формі всі поля заповнюються розбірливо кульковою ручкою синього або чорного кольору, без виправлень. У заявах обов’язково зазначаються всі передбачені реквізити та подається повна і достовірна інформація з урахуванням приміток до форм.
Якщо подається заява за ф. № 1-ОПП з позначкою про відомості щодо особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, заповнюються розділи 1, 2, 4 і 10, а інформація про засновників не подається. Для заяви за ф. № 1-ОПН у такому випадку заповнюються розділи I, III, IV, VII та/або VIII. У заяві за ф. № 5-ОПП може бути зазначена адреса робочого місця особи, що здійснює незалежну професійну діяльність, і тоді подавати повідомлення за ф. № 20-ОПП щодо цього об’єкта не потрібно.
Заяви підписуються відповідальною особою платника податків (для форм № 1-ОПП та № 1-ОПН), самим платником (для форми № 5-ОПП) або представником за наявності документально підтверджених повноважень, що підтверджуються оригіналом або нотаріально засвідченою копією відповідного документа.